審計技巧：如何查核文件和記錄

審計技巧：查核文件和記錄

查核文件和記錄是審計工作中最基本、亦最常用的程序之一。當財務報表顯示公司持有某項資產或曾經進行某項交易，核數師通常需要查看相關憑證，以判斷資料是否存在、完整及合理。

常見需要查核的資料

不同業務需要保存的文件各有不同，但常見審計資料包括：

• 公司法定記錄，例如股東名冊、董事名冊、董事會會議紀錄；
• 會計及稅務記錄，例如總帳、憑證、發票、銀行月結單及報稅資料；
• 營運文件，例如報價單、合約、訂單、送貨單、客戶及供應商資料；
• 人事及薪酬記錄，例如僱員資料、出勤紀錄、薪金計算及強積金資料；
• 存貨、固定資產及其他管理報表，無論是紙本或電子形式。

文件來源會影響可信度

一般而言，由獨立第三方發出的文件，審計證據的可靠性通常較高。例如核對銀行結餘時，銀行月結單或銀行確認函會比公司內部編製的銀行帳更有說服力。不過，核數師仍需要將不同來源的資料互相核對，避免只依賴單一文件。

查核時的實務重點

• 先釐清審計目的，再決定需要查閱甚麼文件；
• 留意文件是否完整、是否經授權、日期及金額是否一致；
• 在可行情況下，直接從原始記錄或系統取得資料，減少資料被篩選的風險；
• 把文件證據與訪談、觀察、對賬等其他程序配合使用。

文件查核雖然重要，但它仍依賴企業提供資料。因此，良好的文件保存制度和清晰的內部流程，對公司管理和年度核數同樣重要。

提示：稅務及審計相關法例、準則和實務要求可能不時更新；本文只供一般參考，個別情況應尋求專業意見。